ทำกิจกรรม 5ส อย่างไรให้ได้ประสิทธิภาพ
เคยหรือไม่ที่ในที่ทำงานหรือในบ้านเรามักจะมีการเก็บสิ่งของที่ไม่ใช้แล้วไว้เยอะแยะมากมายจนหาสิ่งของเหล่านั้นไม่เจอและเวลาที่ต้องการก็มักจะเกิดความลำบากเพราะการจัดเก็บนั้นไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย
5ส คือ แนวคิดเกี่ยวกับการจัดระเบียบสภาพแวดล้อมการทำงานด้วย 5 กิจกรรมของ หลัก 5ส คือ สะสาง (Seiri) สะดวก (Seiton) สะอาด (Seriso) สุขลักษณะ (Seiketsu) และสร้างนิสัย (Shitsuke) โดยจุดประสงค์ของแนวคิด 5S หรือ 5ส คือ การทำให้การดำเนินงานขององค์กรเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
โดยการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพตามหลัก 5S หรือ 5ส คือ การลดปัญหาในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นปัญหาความล่าช้าของการดำเนินงาน ปัญหาขั้นตอนการทำงานที่มากเกินไปจนงานช้า ปัญหาจากอุปกรณ์ที่ทำให้การดำเนินงานต้องชะงักลง เป็นต้น
กิจกรรม 5ส หรือ 5S ในแต่ละกิจกรรม
แบบละเอียด จะอธิบายไว้ในหัวข้อต่อไป สำหรับความหมายคร่าวๆ ของ หลัก 5ส ทั้งหมดจะมีดังต่อไปนี้
- สะสาง (Seiri) คือ การแยกสิ่งของที่สำคัญและไม่สำคัญออกจากกันอย่างชัดเจน
- สะดวก (Seiton) คือ การจัดสิ่งของและเครื่องมือให้เป็นระเบียบ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
- สะอาด (Seriso) คือ รักษาความสะอาดของเครื่องมือเครื่องใช้ และซ่อมให้พร้อมใช้งานอยู่ตลอดเวลา
- สุขลักษณะ (Seiketsu) คือ การปฏิบัติ 3 ข้อข้างต้นอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำแค่ช่วงที่มี กิจกรรม 5 ส
- สร้างนิสัย (Shitsuke) คือ การฝึกนิสัยให้นำทั้ง 4 ข้อไปปฏิบัติได้จนติดเป็นนิสัยในระยะยาว
หลัก 5ส จากด้านบนทั้ง 5 กิจกรรมหลายคนอาจสงสัยว่าที่อยู่ในวงเล็บไม่น่าใช่ภาษาอังกฤษ ซึ่งเข้าใจถูกแล้วเนื่องจาก กิจกรรม 5 ส หรือ หลัก 5S คือ แนวคิดที่มาจากญี่ปุ่น โดยชื่อ 5S มาจากการอ่านออกเสียงตัวอักษรญี่ปุ่นทั้ง 5 ตัวตามภาพด้านบน
สะสาง (Seiri)
- สะสาง คือ กิจกรรมแรกสุดของหลัก 5ส คือ การแยกของที่จำเป็นกับของที่ไม่จำเป็นออกจากกัน ซึ่งก็คือการกำจัดสิ่งของที่ไม่จำเป็นหรือขั้นตอนในการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป ให้เหลือไว้เพียงแค่สิ่งที่จำเป็นต้องใช้ เป็นขั้นตอนเริ่มต้นของ หลัก 5ส ที่จะไปสู่ 5ส ตัวต่อๆ ไป
- ประโยชน์ที่สำคัญของ การสะสาง หรือ Seiri คือ ทำให้ในเวลาทำงานจริงคล่องตัวขึ้น จากการลดเวลาในการทำเรื่องไม่จำเป็น รวมทั้งลดความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการใช้เครื่องมือไม่ถูกชนิด (โดยเฉพาะเวลาเร่งรีบ)
- ตัวอย่าง กิจกรรม 5ส ในส่วนของ สะสาง (Seiri) ได้แก่ การลดงานเอกสารซ้ำซ้อน การลดงานเอกสารที่ไม่มีความจำเป็นตั้งแต่แรก การนำเครื่องมือที่ไม่ได้ใช้ออกจากพื้นที่ทำงาน และการนำสิ่งของที่ไม่ใช้ออกจากโต๊ะทำงาน เป็นต้น
สะดวก (Seiton)
- สะดวก คือ การจัดระเบียบและการวางอุปกรณ์ในการทำงานไว้อย่างถูกที่ถูกทาง เมื่อมีการใช้อุปกรณ์แล้วก็จะต้องเก็บอุปกรณ์กลับคืนที่เดิมอย่างเป็นระเบียบ แทนที่จะวางเอาไว้เกะกะจนอุปกรณ์ดังกล่าวสูญหายหรือต้องเสียเวลาหาอุปกรณ์ทุกครั้งก่อนที่จะเริ่มงาน
- กิจกรรม 5 ส ในส่วนของ สะดวก (Seiton) คือ สิ่งที่จะช่วยลดเวลาในการค้นหาอุปกรณ์ในการทำงานในครั้งต่อๆ ไป อีกทั้งยังช่วยให้อุปกรณ์ในการทำงานไม่สูญหาย เพราะเมื่อใช้งานเสร็จผู้ที่ใช้อุปกรณ์ต้องนำอุปกรณ์เก็บคืนที่ทุกครั้ง
สะอาด (Seriso)
- สะอาด คือ รักษาความสะอาดของเครื่องมือเครื่องใช้ที่ใช้ในการดำเนินงานอยู่เสมอ และรวมถึงการดูแลซ่อมแซมเครื่องมือเครื่องใช้เหล่านั้นให้พร้อมใช้งานอยู่เสมอ เพื่อที่การดำเนินงานจะสามารถเกิดขึ้นได้ทันทีที่ต้องการเพราะไม่มีปัญหาเกี่ยวกับเครื่องมือเกิดขึ้น หรือเกิดขึ้นน้อยที่สุด
- หลัก 5ส หรือ 5S ในส่วนของสะอาด (Seriso) จะทำให้การดำเนินงานสามารถเป็นไปได้อย่างต่อเนื่อง เพราะการซ่อมบำรุงเครื่องมือหรือเครื่องจักรอย่างต่อเนื่อง จะช่วยลดปัญหาความสูญเปล่าที่เกิดจากการรอ อย่างเช่น การที่เครื่องจักรที่ใช้ผลิตเกิดชำรุดขึ้นมาขณะการใช้งาน ทำให้ไม่สามารถดำเนินการผลิตต่อได้
สุขลักษณะ (Seiketsu)
- สุขลักษณะ คือ การปฏิบัติ 3 ข้อในข้างต้นอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่ทำแค่ช่วงที่มี กิจกรรม 5ส เท่านั้น รวมถึงมีการประเมินผลของกิจกรรมอย่างต่อเนื่องด้วยว่าเป็นไปตามเป้าหมายหรือมีปัญหาที่จุดใดบ้าง
- ถ้าหากพบว่ากิจกรรมที่ทำยังไม่สำเร็จผลก็ควรที่จะหาทางปรับปรุงและพัฒนาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่ถ้ากิจกรรมมีประสิทธิภาพอยู่แล้วก็จะต้องนำไปใช้อย่างต่อเนื่อง ตามที่อธิบายเอาไว้ใน 5ส ส่วนของ สร้างนิสัย (Shitsuke)
- สุขลักษณะ (Seiketsu) เป็นผลมาจากการที่ กิจกรรม 5 ส คือ กิจกรรมที่จะเห็นผลในระยะยาวจากการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง การทำแค่ชั่วคราวจึงเป็นสิ่งที่จะไม่เกิดประโยชน์อย่างแน่นอน
สร้างนิสัย (Shitsuke)
- สร้างนิสัย คือ การนำทั้ง 4 ข้อไปปฏิบัติให้ติดเป็นนิสัยจนเกิดความเคยชิน ความเคยชินจะเป็นสิ่งที่ช่วยให้สามารถทำกิจกรรม 5ส ได้อย่างอัตโนมัติซึ่งจะช่วยให้เกิดกิจกรรม 5 ส อย่างต่อเนื่องในระยะยาว
- เพราะต่อให้มีแนวทางในการพัฒนาไปในทางที่ดีแค่ไหน แต่ถ้าหากไม่นำแนวทางดังกล่าวมาปฏิบัติอย่างต่อเนื่องสุดท้ายก็จะกลายเป็นสิ่งที่ไม่ทำให้เกิดประโยชน์อะไร
สรุป กิจกรรม 5 ส คืออะไร
5ส คือ กิจกรรม 5 อย่างที่ใช้สำหรับการปรับปรุงการดำเนินงานด้วยการจัดระเบียบการดำเนินงานใหม่ เพื่อความสูญเปล่าในการดำเนินงาน เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับการดำเนินงานในอนาคตจนทำให้การดำเนินงานในอนาคตเกิดความล่าช้า โดยองค์กรจะนำหลักปฏิบัติทั้ง 5 ของ หลัก 5ส มาใช้อย่างต่อเนื่องพร้อมการวัดผล เพื่อการปรับปรุงและพัฒนาขั้นตอนการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง
ซึ่งผลประโยชน์จากการนำ หลัก 5ส มาใช้ในองค์กร คือ ปัญหาความล่าช้าในการดำเนินงานที่ลดลง จากการกำจัดสิ่งที่ทำให้เกิดปัญหาออกไป ได้แก่ ขั้นตอนที่ลดลง ความสะดวกในการดำเนินงาน ความพร้อมในการดำเนินงาน และวิธีการที่ปรับปรุงให้เหมาสมอยู่ตลอด